Format Projectplan subsidieregeling schoolpleinen

Het projectplan is een verplicht onderdeel bij uw aanvraag. Het plan moet een duidelijk beeld geven van het voorgenomen project waarvoor u subsidie aanvraagt. Om uw aanvraag goed te kunnen beoordelen, verzoeken wij u alle onderstaande onderdelen in uw projectplan te beantwoorden.

Naast dit projectplan heeft u de mogelijkheid om bijlagen bij uw aanvraag te uploaden. Het gaat dan alleen om illustraties/ ontwerpen of een begroting. Het is niet de bedoeling dat u beleidsdocumenten van uw eigen organisaties upload of er in de tekst naar verwijst.

Uw aanvraag wordt getoetst aan de beoordelingscriteria die beschreven staan in de subsidieregeling. U vindt een nadere toelichting van de beoordelingscriteria voor het ontwerp als separate bijlage. Dit grijze blok verwijderen als het plan definitief is.

Een schoolplein ontwerpen, hoe doe je dat?

Voor wie houvast zoekt, en ter verdieping, hieronder een uitvoerig stappenplan uit het boek “Vrij spel voor natuur en kinderen”, dat volledig in dezelfde vorm is te raadplegen op www.springzaad.nl. Wat is het ambitieniveau voor bijvoorbeeld buitenspelen1, multi-sporten2, biodiversiteit3, sporten4, e-sporten, groen op straat, citizen science5, gezondheid6, meedoen in de samenleving7, etc. Hoe wil je met je school een bijdragen leveren en versterken op deze aspecten? Bedenk welke type activiteiten je op het schoolplein zou willen. Welke kleuren, geuren, veel of weinig toestellen, geheel openbaar toegankelijk, bankjes om te zitten, te spelen, te eten, etc. Oftewel:

Inventariseer wat er al is
Bepaal je ambities en hoe wil je die gaan verwerken in je ontwerp
Vraag om hulp.
Ga kijken bij andere scholen
Kijk bij andere openbaar toegankelijke ruimtes.
Maak collages van wat je belangrijk vindt.
Sluiten de ideeën aan bij de omgeving (de wijk)

Op de volgende bladzijde gaan we alle fasen door. Voornamelijk bedoeld om duidelijk in uw proces te scheppen. Het is een leidraad, maar het aantal pagina’s is gemaximaliseerd én de fases moeten terug komen in uw projectplan. Het is dan, naar ons idee, handiger als u de fasering volgt. Succes! Het model is naar een idee van Fonds1818, die veel ervaring heeft in groene schoolpleinen. Vanaf hier tutoyeren we u.

Fase 1: Ken jezelf en je medestanders

Voordat je überhaupt begint te dagdromen hoe je jouw leef- en werkomgeving (en die van vele anderen) zou kunnen veranderen, is er al bij iedereen ‘de bagage van het verleden’, hoe nieuw ‘de dag die je plukt’ ook lijkt. Hoe beter je dit jezelf realiseert en er vervolgens al rekening mee houdt bij de keuze van medestanders, en bij het peilen en afwegen van je mogelijkheden, hoe groter de kans van welslagen van langdurige projecten.

In fase 1 moet duidelijk terug komen wie je zelf bent en hoe de omgeving er uit ziet. Een soort omgevingsverkenning. Een antwoord op de volgende vragen moet zichtbaar in fase 1 terug komen:

Geef een beschrijving van de school: Wat voor een school is het? Hoe zijn de kinderen, Hoe zijn de leerkrachten. Een verwijzing naar de website is in dit geval prettig.
Geef een beschrijving van de participatie, van:
- De buurt. Wat voor een buurt is het? Hoe zijn je buren? Zijn ze betrokken? Wonen er voornamelijk gezinnen met jonge kinderen/ oudere kinderen of helemaal geen kinderen.
- De ouders. Hoe is overwegend de gezinssamenstelling? Zijn het betrokken ouders? Zijn het ouders die makkelijk mee gaan?
Wat is je rol/ positie in de school? En hoe is de rol in het project?
Wie van de leraren betrek je en waarom hen? Idem voor kinderen, ouders en buurt?

Fase 2: Voorbereidingsfase

De ‘coming out’ en de eerste plannen - dromen en onderzoeken. Misschien loop je al wat langer met de wens iets voor kinderen te verbeteren rond de school. Op zoek naar het juiste moment, de juiste mensen, soms ook de juiste locatie. Hoe kun je het geluk, het welslagen een handje helpen? Bestaat toeval? Welke organisatievorm kies je – een werkgroep, een klein tijdelijk comité, alleen vaklui er bij halen op bepaalde momenten, of toch een hele campagne, een heuse beweging: wat staat je voor ogen? Hoe spontaan of geïnstitutionaliseerd? Heb je hier enige invloed op? Wat wordt je eigen rol? Ben je bijvoorbeeld de initiatiefnemer? Heb je enige organisatietalenten?

Zorg er voor dat je goed op de hoogte bent van wat mogelijk is. Bezoek geslaagde voorbeelden op vergelijkbare plekken. Maak veel foto’s of andere illustraties, verzamel informatie. Denk ook nu al goed na over het beheer en het gebruik! In te veel projecten wordt dit tot na de realisatie voor zich uitgeschoven en gebeurt het vervolgens niet meer. Aan het einde van de planfase zou dan al de eerste p.r. actie, een informatiebijeenkomst met wervende presentatie van het gedroomde, kunnen plaatsvinden (en anders op zijn laatst in de ontwerpfase).Algemeen geldende stapstenen van deze planfase zijn:

Zoek medestanders. In fase 1 heb je mogelijke medestanders beschreven. Ga voor jezelf na welke van die medestanders je betrekt. Kinderen en leerkrachten zijn op grond van de regeling verplicht. Maar er zijn er vast meer. Vergeet geen (hoofdrol-)spelers, vorm een werkgroep die enigszins representatief is, maak gebruik van een ruimer netwerk. Denk na over de mate en de vorm van participatie van iedereen en beschrijf hoe je dit gaat vorm geven. Beschrijf of licht toe aan de hand van een illustratie, hoe de organisatievorm er uit gaat zien.
Omschrijf de doelgroep(en) en de doelstelling(en). Houd hier rekening met welke kosten subsidiabel zijn en welke niet. In de doelstelling moet die relatie goed terug komen.
Breng de locatie duidelijk in kaart. Maak een plattegrond van het terrein en alle elementen die van belang zijn. Houd hier rekening met klimaatbestending en versterken van bewegen. De openbaar toegankelijkheid is daarin ook van belang. Dat komt vooral ook omdat we de relatie met de buurt willen verstevigen als het om spelen en bewegen gaat. .
Onderzoek de personele, financiële en terreingebonden randvoorwaarden.

Fase 3: Ontwerpfase

Plan niet alle ruimte in, houdt ruimte vrij voor verandering. Ook als het gewenst is de aanleg in fasen te laten plaatsvinden, maak dan toch een ontwerp voor het gehele terrein (plus een gefaseerd aanlegplan). In fase 3 willen we dat de volgende punten goed worden beschreven:

De wensen en behoeften van de gebruikers worden verzameld. Liefst op een participerende wijze van alle deelnemers in het proces. Kinderen kunnen bijvoorbeeld een maquette van de door hen gewenste natuurrijke en avontuurlijke speel- en leerplek maken. Een andere werkvorm is uiteraard ook goed, maar beschrijf deze.
De wensenlijst en de (maquette -) ideeën worden vertaald in een wervend, professioneel ontwerp, dat voorgelegd wordt aan de werkgroep.
Begeleidende publiciteit zorgt voor de nodige transparantie, werving en participatie: artikelen in huis-aan-huis-bladen, info op de school-, kinderdagverblijf- of speeltuin- website, blog, sociale media, fotowanden etc.
In het ontwerpproces wordt aan meer dingen gedacht. Laat in je projectplan de volgende punten terug komen:
- een tijdsplanning/tijdspad,
- een werkplanning/-organisatie:
  - Noteer in een schema alle activiteiten die nog gedaan moeten worden.
  - Denk niet alleen aan het plein zelf, maar ook aan de feestelijke oplevering, het informeren van ouders, omwonenden en andere betrokkenen en het regelen van een artikeltje + foto voor in de huis-aan-huisbladen.
  - Het is handig om in de werkplanning aan te geven wie voor welke activiteit verantwoordelijk is en wie de uitvoering daadwerkelijk ter hand neemt.
- een materialenlijst (hergebruik, ecologische/regionale bronnen gewenst), en
- begroting:
  - De kosten: Maak een realistische begroting. Vraag zo nodig offertes op, om de redelijkheid te waarborgen. Hoewel loonkosten en vrijwilligerskosten niet subsidiabel zijn, is het wel goed om aan te geven hoeveel uur dit project gaat kosten om het voor jezelf inzichtelijk te maken.
  - De financiers:
  - Denk ook aan de Gelderse subsidieregeling groene schoolpleinen die 1 december 2018 open gaat.
  - Maak inzichtelijk of u wilt gaan afkoppelen. Als u dit wilt gaan doen, dan komen we met u in gesprek, omdat wij als Gemeente een aanvraag hiervoor kunnen doen bij het Waterschap. Dit kan geen enkele andere partij.
  - Ga op zoek naar inkomstenbronnen, zoals fondsen, subsidies, kennis van derden.
  - Denk aan de mogelijkheid om kostenbesparend te werken. Bijv. via marktplaats worden soms hele partijen bestrating of plantmateriaal gratis aangeboden.
  - Organiseer i.s.m. kinderen activiteiten waarbij geld ingezameld kan worden. Denk aan rommelmarkt, plantenmarkt, sponsorloop, verkoop knutselwerkjes, etc.
  - Maak in de begroting ook duidelijk welke kosten je per fasering denkt te maken.

Fase 3: Aanleg

In de voorafgaande fasen is de mate van participatie van bijvoorbeeld ouders en kinderen (of buurtbewoners, vak-/belangengroepen) besproken en vastgelegd. Van wezenlijk belang voor het welslagen van deze fase zijn:

Hoe organiseer je de aanleg. Wie gaat wat doen en wat gaan ze precies doen.
Organisatie van alle benodigde materialen voldoende medewerkers. Uit ervaring blijkt een mix van deskundigen, betrokken medewerkers van de opdrachtgever en betrokken, gemotiveerde vrijwilligers het meest succesvolle. Geef ook aan hoe lang deze fase gaat duren. (moet feitelijk terug komen in fase 2).
Zorg voor een goede coördinatie / vakbekwame begeleiding van de uiteenlopende werkzaamheden, en voor prima randvoorwaarden (goed en voldoende gereedschap, lekkere maaltijden, allerlei andere vormen van beloning).
Zorg voor de nodige aandacht bij de media, bij verantwoordelijken in politiek en ambtenarij.Sta in alle fases, maar zeker nu, regelmatig stil bij een ‘feestelijk, gedenkwaardig moment’ (b.v eerste steen, hoogste punt, afronding belangrijke elementen). Count your blessings, vier je feesten!

Fase 4: Gebruik en beheer

Planning, ontwerp, realisatie en gebruik/beheer van welk terrein dan ook staan, idealiter, met elkaar in een logisch, organisch verband. Hoe logisch en organisch het proces was, zal blijken uit een regelmatige evaluatie / reflectie van het gebruik, de gebruikers, en de (kwaliteit van de) begeleiders. Bespreek met directie en leerkrachten hoe het onderhoud van het schoolplein past in het lesprogramma (mogelijke thema’s: zaaien/ oogsten, snoeien, verzorging planten/bomen). Informeer bij aanbieders van (groot) onderhoud naar de mogelijkheden en kosten. Stel een plan op voor regulier onderhoud (dagelijks/ wekelijks), jaarlijks/seizoensonderhoud en een plan voor de lange termijn. Schakel vrijwilligers in via lokale maatschappelijke organisaties.

Blijf open staan voor gewenste veranderingen! Houdt daarbij rekening met het feit dat zowel kinderen als de natuur zich ontwikkelen, ieder organisme heeft daarbij zijn eigen tempo. Een boom doet er jaren over voor hij beklimbaar is of vruchten draagt (maar dan heb je er ook vele kindergeneraties lang plezier aan), van klaprozen en korenbloemen kun je iedere zomer weer opnieuw genieten als er maar open grond blijft waarin het zaad kan kiemen, kippen en konijnen leven een paar jaar (ga je ze op het terrein begraven?), pompoenen en de zonnebloem kan je bijna zien groeien, maar als de eerste vorst komt is het sprookje voorbij (zaden oogsten en ruimte voor deze eenjarige planten reserveren).

Beschrijf hoe je het gebruik en beheer wilt gaan doen:

Stel een gebruiksplan op en neem hier een samenvatting van dit plan op.
Stel een beheersplan op en geef aan hoe hieruit blijkt dat de instandhouding gegarandeerd is. Gebruik en beheer ook in beeld vasthouden (digitale camera!).
Geeft aan hoe de lesstof wordt opgenomen in de nieuwe schoolplein.
Beschrijf hoe je aan de regelmatige inspectie van bijvoorbeeld speelaanleidingen, het natuurlijk - avontuurlijke leerlandschap, reparaties, herstel, noodzakelijke aanpassingen gaat uitvoeren.
Hoe ga je de lesstof op het schoolplein uitvoeren.