Heeft u een idee of plan voor uw omgeving? Wilt u bijvoorbeeld een dakkapel plaatsen, een garage bouwen of bent u als projectontwikkelaar van plan meerdere woningen te bouwen? Wat voor plan u ook heeft, buurtbewoners en misschien ook anderen krijgen vroeg of laat te maken met uw plan. Het is daarom belangrijk dat u hen op tijd vertelt over uw plannen en waar mogelijk mee laat denken of doen. We noemen dit participatie.
Voor vrijwel alle projecten, groot en klein, geldt dat u er goed aan doet om omwonenden vroegtijdig bij uw plannen te betrekken. Of misschien zijn er wel bedrijven, of een school, of andere organisaties in de buurt die ook te maken krijgen met uw plan. Ook voor hen geldt; betrek ze er vroegtijdig bij.
Uw plan kan gevolgen hebben voor anderen. Dat kunnen kleine gevolgen zijn of grotere. Het is daarom belangrijk dat u de omgeving betrekt bij uw plan. Zo komt u er namelijk achter wat de omgeving van uw plan vindt. Tegelijkertijd geeft het u de mogelijkheid om eventueel aanpassingen te doen aan uw plan. Inwoners weten zelf vaak heel goed welke knelpunten of kansen een plan opleveren, en kunnen waardevolle suggesties ter verbetering doen. Daarnaast geldt dat als de buurt betrokken is, mensen de gemaakte keuzes in een plan vaak beter begrijpen.
Plannen worden hier vaak beter van, en op deze manier verkleint u ook de kans op klachten of bezwaren achteraf. Dat is voor iedereen prettig: uw buren voelen zich gehoord en u kunt verder met uw plan.
Vaak gaat het hierbij over de grote (complexe) ontwikkelingen. De regels die gelden bij verplichte participatie zijn opgenomen in de notitie participatie en participatieregels onder de Omgevingswet. In de regels is bijvoorbeeld vastgelegd dat omwonenden in het stedelijk gebied en een dorpskern binnen een straal van 150 meter moeten worden betrokken. Voor het buitengebied geldt een straal van 500 meter.
Nadat uw conceptverzoek als kansrijk is beoordeeld kunt u starten met participatie. U moet als initiatiefnemer een participatieplan opstellen, belanghebbenden/omwonenden informeren en een participatieverslag maken. Het participatieplan en het participatieverslag tellen mee in de beoordeling van uw definitieve plan door de gemeente en om een anterieure overeenkomst aan te bieden.
Als u degene bent met het plan, bent u verantwoordelijk voor het uitvoeren van participatie voor uw plan (Omgevingswet, artikel 16.55). Participatie is vormvrij. De gemeente heeft hierin slechts een begeleidende en adviserende rol.
Is in uw situatie participatie verplicht? Dan bent u ook verplicht om een participatieplan op te stellen en een participatieverslag te maken. Wij helpen u hiermee graag op weg. Als u onderstaande stappen volgt dan weet u zeker dat u volledig bent bij het opstellen van het participatieplan en het participatieverslag. Hiermee verkleint u de kans op vertragingen.
Het is belangrijk dat u vooraf goed bedenkt waarover u met uw omgeving in gesprek wilt en wat u met deze gesprekken wilt bereiken. Zo kunt u sneller een plan van aanpak maken. Om u te helpen, vindt u hieronder hulpmiddelen voor het opstellen van een participatieplan.
Als u vragen of twijfels heeft over uw participatieplan kunt u uw participatieplan afstemmen met de gemeente voordat u uw plan uitvoert. Neem hiervoor contact op met het de behandelend ambtenaar van het conceptverzoek of met het Apeldoorn omgevingsloket via de contactpagina van onze website.
Heeft u uw participatieplan klaar dan kunt u de participatie starten.
Zorg dat u blijft communiceren met de personen in uw omgeving die u heeft betrokken bij uw plan, ook als er langere tijd niets gebeurt.
Informeer alle belanghebbenden over uw plan. Bijvoorbeeld in een brief of door ze uit te nodigen voor een gesprek of bijeenkomst. Wees transparant over de plannen en het te volgen participatieproces. Vraag eventueel hoe zij zelf betrokken zouden willen worden.
Zorg dat iedereen de ruimte krijgt om zijn of haar wensen, ideeën, belangen of bedenkingen te delen, zowel met u als initiatiefnemer, als met andere betrokkenen.
Als u klaar bent met de participatie, moet u hiervan een verslag maken. Zorg ervoor dat u een goed onderbouwd antwoord geeft op de vragen in het verslag. Leg uw antwoorden en keuzes duidelijk uit. Daarmee vergroot u de kans dat uw verslag als voldoende wordt beoordeeld.
Tips
De gemeente gaat na of u de participatie zorgvuldig heeft aangepakt. Het betekent niet dat iedereen het met uw plan eens moet zijn. Omwonenden kunnen een bezwaar indienen, ook als u hen bij uw plannen hebt betrokken. Uw participatieplan en het participatieverslag telt mee in de belangenafweging die de gemeente maakt voordat wij een definitief besluit nemen over uw plan.
Nadat de vergunning definitief is kunt u echt aan de slag. In die fase bent u zelf weer aan zet om uw omgeving waar nodig te informeren over uw werkzaamheden, als zij er last van kunnen hebben. Dit valt niet meer onder de noemer participatie, maar is meer een kwestie van een goede buur zijn om uw buren waar nodig hierover te informeren.
Bij grotere projecten van ontwikkelaars neemt de aannemer deze communicatie meestal op zich. Zeker als sprake is van wegafsluitingen, bestratingswerk en andere werkzaamheden die tot overlast voor de buurt kunnen leiden, is dit natuurlijk wel belangrijk. Dit noemen we de ‘omgevingscommunicatie’ die komt kijken bij de uitvoering van een project.
